In vorherigen Beiträgen haben wir beschrieben, WIE Procure-to-Pay-Prozesse durch RPA und kognitive Automatisierung durchgehend automatisiert werden könnten, um Lücken zwischen E-Mail, ERP und Zahlungslösungen zu schließen. Wir sprachen auch über die einfachste Möglichkeit, solche Projekte durch die Nutzung vorgefertigter Bots aus dem Bot Store zu implementieren.
Diesmal möchte ich mich darauf konzentrieren, WARUM die AP-Automatisierung wichtig ist, sowie auf den Unterschied zwischen halbautomatischer und vollständiger Automatisierung des Procure-to-Pay-Prozesses. Wenn wir uns auf die wichtigsten Anliegen von AP-Abteilungsleitern konzentrieren, können wir sehen, wie die Automatisierung Vorteile dafür bietet.
1. Effizienz des Procure-to-Pay-Prozesses. AP-Abteilungen haben selten ausreichende Ressourcen und sind oft gezwungen, mit weniger mehr zu erreichen. Dies ist besonders schwierig, da der Fluss eingehender Rechnungen die Verarbeitungseffizienz, gemessen an der Anzahl der Rechnungen pro FTE (Vollzeitäquivalent, entsprechend einem AP-Sachbearbeiter, der täglich acht Stunden arbeitet) verringert. Das nachstehende Diagramm zeigt die durchschnittliche Anzahl von Rechnungen, die von einem einzelnen Mitarbeiter pro Jahr verarbeitet werden, abhängig vom Grad der P2P-Automatisierung.
In Unternehmen, die die Kreditorenbuchhaltung automatisiert haben – wobei mindestens 70 % der Rechnungen elektronisch empfangen und anschließend über einen automatisierten Workflow verarbeitet werden – kann ein einzelner AP-Sachbearbeiter pro Jahr über 22.500 Rechnungen verarbeiten. In ähnlichen Unternehmen, die Rechnungen immer noch manuell verarbeiten, könnte die Leistung eines einzelnen AP-Sachbearbeiters um das Zehnfache reduziert werden.
2. Kosten der Rechnungsverarbeitung. Die Daten des Institute of Finance and Management zeigen die durchschnittlichen Kosten der Rechnungsverarbeitung in Abhängigkeit vom Automatisierungsgrad. Diese Zahl schließt einige Aufwendungen aus, wie etwa Gemeinkosten und anfängliche Automatisierungskosten, vergleicht jedoch AP-Funktionen über verschiedene Unternehmen hinweg. Hochautomatisierte AP-Abteilungen können ihre Kosten um bis zu 80 % senken.
Quelle: Institute of Finance and Management AP Benchmark Report, 2017
3. Lieferantenbeziehungen. Eine effizientere Rechnungsverarbeitung führt zu mehr pünktlichen Zahlungen. Etwa 29 % der vom IOFM Befragten mit hoher Automatisierung geben an, dass sie ihre Rechnungen, die nicht zu einer Bestellung gehören, zu mindestens 96 % pünktlich bezahlt haben. Im Vergleich dazu gaben dies nur 13 % der Befragten mit moderater Automatisierung an. Dies bedeutet, dass Ihre Lieferanten zufriedener sind, während Ihre Mitarbeiter weniger Stress haben und mit ihrer Arbeit zufriedener sind. Frühere Zahlungen können sogar zu zusätzlichen Rabatten und weiteren Kosteneinsparungen führen.
Insgesamt verbessert die Automatisierung die AP-Prozessleistung und senkt die Kosten, da die Eingabe von Rechnungsdaten, die manuelle Rechnungsbearbeitung und das Routing in einer manuellen oder halbautomatischen Umgebung entfallen. Die Technologie extrahiert und validiert Rechnungsdaten automatisch, vergleicht Rechnungen mit Bestellungen, liefert Belege für Lieferbestätigungen und bucht genehmigte Rechnungen direkt in eine ERP-Plattform. Alle Rechnungen, die eine Überprüfung, Genehmigung oder Ausnahmeregelung erfordern, werden auf der Grundlage vorkonfigurierter Regeln in elektronischer Form an bestimmte Personen weitergeleitet.
Darüber hinaus weisen Dashboards Manager automatisch auf Engpässe und Benutzer auf Rechnungen hin, deren Fälligkeitsdatum näher rückt. Die Technologie verfolgt die wichtigsten Produktivitätskennzahlen, so dass Kreditoren keine Gebühren mehr für mehrere Banksysteme zahlen müssen, um Lieferanten zu bezahlen.
Um mehr darüber zu erfahren, WARUM die durchgängige Procure-to-Pay-Automatisierung so wichtig ist, und WIE die Kombination aus RPA-Technologie und kognitivem IQ Bot den maximalen Automatisierungsgrad ermöglicht, sehen Sie sich dieses On-Demand-Webinar an.
