Die Automatisierung der Buchhaltung stellt für viele Organisationen eines der wichtigsten IT-Projekte dar. Die Möglichkeit einer effizienten Verwaltung der Zahlungen für Waren und Dienstleistungen ist unverzichtbar für eine gute Bonität und die Beziehungen zu den Lieferanten und Geschäftspartnern eines Unternehmens. Warum verlassen sich die meisten Unternehmen immer noch auf manuelle oder halb automatisierte Prozesse vom Einkauf bis zur Bezahlung?

Auch wenn der Umfang dieses Problems variiert – in einigen Extremfällen laufen Sachbearbeiter aus der Kreditorenbuchhaltung immer noch den Vorgesetzten hinterher, um die Papierrechnungen abzeichnen zu lassen –, nutzen die meisten Unternehmen irgendeine Art von Technologie, um digitale Rechnungen per E-Mail oder über Workflow-Automatisierungssysteme zu versenden, Genehmigungen einzuholen und Finanztransaktionen zu verfolgen. Leider sind diese Systeme häufig nicht miteinander vernetzt, sodass manuelle Gegenkontrollen notwendig sind und die Daten von einem System in ein anderes gezogen werden müssen, um die Verarbeitung abzuschließen. Es liegt nicht an den IT-Managern, dass die Systeme so schlecht integriert sind oder begrenzte Möglichkeiten haben. Diese Prozesse sind so komplex, dynamisch und ändern sich so häufig, dass der klassische Top-Down-Automatisierungsansatz, bei dem Businessanalysten das Konzept erstellen und die IT-Organisation die Umsetzung übernimmt, nur einen begrenzten Nutzen hat.

Die robotergesteuerte Prozessautomatisierung (RPA) geht einen anderen Weg der Automatisierung, bei dem Nutzer auf der Fachseite, wie Leiter der Buchhaltung, die Automatisierung wiederkehrender Aufgaben anstoßen können, während die IT für die vom Unternehmen benötigten Kontrollen, Governance-Strukturen und unternehmensweite Sicherheit sorgt. Softwareroboter (sogenannte Bots) fungieren als Verbindungsglieder und schließen die Lücken zwischen Systemen, was bisher von Mitarbeitern übernommen wurde. Durch die Verbindung unabhängiger Systeme rationalisieren RPA-Bots nicht nur Prozesse und ermöglichen eine durchgängige Automatisierung, sondern vereinfachen und bereichern die Tätigkeiten von Mitarbeitern, indem sie ihnen Routineaufgaben abnehmen.

Doch selbst RPA stößt an ihre Grenzen. Klassische RPA kann nur strukturierte Daten, also Daten in einer Datenbank oder in Kalkulationstabellen, verarbeiten. Sachbearbeiter in der Kreditorenbuchhaltung haben es jedoch mit Rechnungen in Form von Dokumenten und keinen Datenbanktabellen zu tun. Wir stufen diese Arten von Dokumenten als semistrukturiert ein, weil sie eine bekannte Gruppe von Datenfeldern besitzen, aber in verschiedenen Formaten vorliegen können, die eine Datenextraktion erschweren. Die Automatisierung erfordert in diesem Fall bestimmte kognitive Fähigkeiten, um die Rechnung zu analysieren und ihre Daten in eine Datenbank des ERP- oder Buchhaltungssystems zu übertragen.

Wenn wir eine durchgängige Prozessautomatisierung mit einem exponentiell höheren Nutzen und nicht nur eine Teilautomatisierung erreichen wollen, müssen wir diese kognitiven Aufgaben automatisieren. Mit der Entwicklung der Technologie der künstlichen Intelligenz (AI) lassen sich diese Aufgaben auch mit kognitiven Automatisierungstools wie IQ Bot bewerkstelligen.

IQ Bot verwendet eine Kombination aus Bilderkennung, OCR, automatischer Dokumentenanalyse, Fuzzylogik und maschinellem Lernen (ML), um Dokumente autonom zu verarbeiten und die benötigten Informationen zu extrahieren. Die folgenden Diagramme zeigen, wie der manuelle Prozess der Kreditorenbuchhaltung (Diagramm 1) mit einer Kombination aus RPA Bots und kognitiven IQ Bots (Diagramm 2) automatisiert werden könnten.

Um mehr zu erfahren, wie RPA und kognitive Automatisierung die Buchhaltung transformieren, lesen Sie dieses Whitepaper.

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