Am 14. Juni 2017 leiteten Gary Conway, Chief Marketing Officer von Automation Anywhere, und Kelly Coupe, Principal Product Manager, ein interaktives Webinar mit David Jones und Edna Ezzell von unserem Partner Accenture. Unser einstündiges Webinar mit dem Titel „Introducing IQ Bot“ beschäftigte sich mit der Frage, wie auf künstlicher Intelligenz basierende „Bots“, die für die automatisierte Prozessautomatisierung (RPA) eingesetzt werden, mit kognitiven Fähigkeiten erweitert werden, und was dies für moderne Unternehmen bedeutet.

Klicken Sie hier, um das Webinar anzuhören.

Die Webinar-Teilnehmer wurden aufgefordert, uns während der Präsentation ihre Fragen zu senden. Wir freuen uns, diese hier zu beantworten.

F: Wird ein vollständiges System Development Lifecycle-(SDLC-)Team (z. B. mit Entwicklern, Projektmanagern und Business-Analysten) benötigt, um RPA erfolgreich einsetzen zu können?

A: Ja, eine typische RPA-Implementierung erfordert von Unternehmen einen strukturierten und methodischen Ansatz, der durch ein SDLC-ähnliches Framework umgesetzt wird. Wir empfehlen, drei Arten von Teams zu bilden:

• Bump-Team: Dieses Team besteht aus Experten für Geschäftsprozesse oder Fachexperten, deren Aufgabe darin besteht, Prozesse zu identifizieren, die automatisiert werden können.
• Set-Team: Dieses Team besteht aus Lösungsarchitekten, die die beste Methode zur Automatisierung eines bestimmten Prozesses und zum Entwerfen der Lösung (der Bots) entwickeln. Dieses Team hat auch die Aufgabe, die Genauigkeit und Effizienz der Bots zu überprüfen, wenn sie ihren gesamten Lebenszyklus von der Entwicklung über den Test bis zur Produktion durchlaufen.
• Strike-Team. Dieses Team besteht aus Automatisierungsexperten, die das Design vom Set-Team übernehmen und die ausgewählten Prozesse tatsächlich automatisieren.

F: Wie unterscheidet sich RPA von Workflow-Automatisierungs- oder Geschäftsprozessmanagement-Tools?

A: Tools für die Workflow-Automatisierung und das Business Process Management (BPM) werden für bestimmte Geschäftsszenarien verwendet und erfordern eine Umstrukturierung bestimmter Geschäftsprozesse. Sie werden von der IT gesteuert und über Backend-Anwendungsprogrammierschnittstellen (APIs) automatisiert. Sie erfordern normalerweise auch, dass Sie formale Änderungsmanagementanforderungen erfüllen. All dies ist zeitaufwändig und teuer.

RPA-Tools sind hingegen Universalwerkzeuge, die auf eine Vielzahl von Szenarien angewendet werden können, ohne dass Prozesse neu gestaltet werden müssen. RPA-Tools arbeiten über eine intuitive Anwendungsschnittstelle am Frontend und können nahtlos automatisiert werden, ohne dass Back-End-Programmierung oder Integration erforderlich ist. Aus diesem Grund können Sie RPA-Tools zur Automatisierung aller Arten von Geschäftsprozessen verwenden, einschließlich älterer Anwendungen und von Anwendungen, die über Citrix verfügbar gemacht werden.

F: Wie wählt man die besten unter den vielen RPA-Tools auf dem heutigen Markt aus?

A: Bei der Bewertung von RPA-Lösungen müssen acht Hauptfaktoren berücksichtigt werden:

1. Produktreife: Sie sollten immer überprüfen, seit wie vielen Jahren das Produkt bereits auf dem Markt ist. Fragen Sie nach der Anzahl der Bereitstellungen in Unternehmen – achten Sie dabei auf große und kleinere Implementierungen – sowie nach der Gesamtzahl der Bots, die in Produktionsumgebungen eingesetzt werden.
2. Breite des Portfolios: Suchen Sie statt einer Reihe disparater Produkte nach einer umfassenden Plattform, mit der Sie eine durchgehende RPA-Bereitstellung durchführen können. Die Plattform sollte drei (3) Komponenten enthalten:
   • Kernfunktionen von RPA, mit denen Sie eine regelbasierte Automatisierung implementieren können
   • Integrierte kognitive Automatisierung, die es Ihren Bots ermöglicht, unstrukturierte Daten intelligent zu handhaben und maschinelles Lernen einzusetzen
   • Integrierte Analyse-Engine zur kontinuierlichen Verbesserung der Genauigkeit und Effizienz der Prozesse und der Bots
3. Benutzerfreundlichkeit: Die Lösung sollte so einfach zu verwenden sein wie ein Verbraucherprodukt. Es sollte für Nicht-IT-Experten einfach sein, Bots zu erstellen, zu ändern, bereitzustellen, zu überwachen und zu warten
4. Skalierbarkeit: Die Lösung sollte es ermöglichen, alle von Ihnen erstellten Bots wiederzuverwenden und bei Bedarf zu skalieren. Sie sollte auch integrierte Produktivitätswerkzeuge bereitstellen, die die Entwicklung von Bots beschleunigen, wie z. B. Aufzeichnungsgeräte, Kollaborationswerkzeuge und eine Automatisierungsbibliothek.
5. Zuverlässigkeit: Stellen Sie sicher, dass das Produkt eine Client-Server-Architektur verwendet und der Anbieter umfangreiche Bereitstellungen durchgeführt hat, die Sie als Referenzen heranziehen können.
6. Sicherheit und Compliance: Die Lösung sollte in sicherer Weise mit sensiblen Daten sowohl in Ruhe als auch während der Übertragung umgehen. Sie sollte eine erstklassige Verschlüsselung von Bots – etwa AES-256 – unterstützen und örtlichen, branchenweiten und globalen Standards und Vorschriften wie dem Federal Information Processing Standard (FIPS) und Veracode entsprechen.
7. Verfügbarkeit: Die Lösung sollte keinen einzigen Ausfallpunkt aufweisen und muss eine hohe Verfügbarkeit der „Kontrollraum“- und der „Bot-Runner“-Maschinen unterstützen.
8. Support und Services für Unternehmen: Der Lösungsanbieter muss über ein dediziertes Support- und Implementierungsteam verfügen, um den internen Support rund um die Uhr unter Verwendung eines von Service Level Agreements (SLA) gestützten Frameworks bereitzustellen.

F: Wie wird RPA in einem fehlerhaften Prozess implementiert?

A: Die beste Eigenschaft von RPA besteht darin, dass die Anwendung auf beliebige unterschiedliche Geschäftsprozesse möglich ist. RPA-Bots können sowohl im „beaufsichtigten“ als auch im „unbeaufsichtigten“ Modus arbeiten. Wenn zum Beispiel der gesamte End-to-End-Prozess nicht automatisiert werden kann, können RPA-Bots neben Menschen arbeiten, um eine beaufsichtigte Automatisierung bereitzustellen. In solchen Fällen können die Aktionen von RPA-Bots durch Ereignisse auf Systemebene ausgelöst werden, die Daten an und von menschlichen Mitarbeitern weitergeben können.

F: Was ist die beste Strategie zur Umsetzung von RPA? RPA-as-a-Service oder der Aufbau eines Center of Excellence (COE)?

A: Ein Center of Excellence (COE) ist sicher der beste Weg, da dies Ihnen mehr Kontrolle gibt und Sie RPA auf sicherere regelungskonformere Weise einsetzen können. Ein COE hilft Ihnen auch dabei, interne Automatisierungsfunktionen aufzubauen, deren Vorteile mittel- bis langfristig zunehmen werden. Ein COE bietet dazu mehr Flexibilität und Raum für Experimente mit verschiedenen Automatisierungs-Frameworks. Wenn Sie eine große Anzahl von Prozessen in kürzerer Zeit automatisieren möchten, können Sie häufig die Dienste eines kompetenten Drittanbieters in Anspruch nehmen, anstatt wie bei RPA-as-a-Service die täglichen Abläufe auszulagern.

F: Kann man einen Prozess zu 100 % automatisieren?

A: Dies hängt vom Prozess ab. Standardgeschäftsprozesse, für die keine großen Entscheidungen erforderlich sind, können zu 100 % automatisiert werden und eine sehr hohe und sehr schnelle Investitionsrendite ermöglichen. Der Prozentsatz eines Geschäftsprozesses, der automatisiert werden kann, hängt von drei Faktoren ab: Davon, ob der Prozess standardisierte Regeln und Muster hat, wie viele menschliche Berührungspunkte es gibt sowie davon, wie komplex und vielfältig die Daten sind.

F: Wie können Unternehmen zu Beginn ihrer RPA-Aktivitäten ihre Erwartungen formulieren? Was sind die Erfolgskriterien während der Einführungsphase?

A: Unternehmen müssen sowohl kurz- als auch langfristig planen. Wir empfehlen Unternehmen groß zu denken, klein anzufangen und schnell zu skalieren. In den Anfangsphasen müssen durchgehende Prozesse sorgfältig untersucht werden, um auswählen zu können, was sinnvollerweise automatisiert werden kann. Dazu muss ein RPA COE eingerichtet werden. Beginnen Sie dann mit der Automatisierung der Prozesse, die hochgradig standardisiert sind und über einen hohen und engagierten Personalbestand verfügen.

Hier sind die Schritte dafür in der richtigen Reihenfolge:

• Identifizieren Sie Prozesse, die für die Automatisierung in Frage kommen
• Führen Sie eine Machbarkeitsstudie durch
• Führen Sie eine Abschätzung der Komplexität durch
• Berechnen Sie die erwartete Investitionsrendite
• Priorisieren Sie Automatisierungsprojekte
• Verwalten Sie Entwicklungsressourcen
• Prüfen Sie den Code
• Testen Sie den Code
• Stellen Sie Produktions-Bots bereit
• Verwalten Sie die Produktionsabläufe

Zu den wichtigsten Erfolgskriterien in den Anfangsphasen gehören die Geschwindigkeit der Automatisierung, die Anzahl der zu erstellenden Vollzeitäquivalente für die Automatisierung und die Investitionsrendite. Sobald Sie Ihre ersten Erfolge erzielt haben, erweitern Sie Ihr COE, und erstellen Sie einen größeren Pool von Prozessen, die automatisiert werden können.

F: Wie verläuft der Notfallwiederherstellungsprozess für RPA? Was geschieht, wenn ein Bot im Produktionssystem aufgrund einer kleinen Prozessänderung ausfällt?

A: Die Notfallwiederherstellung eines RPA-Systems erfolgt auf zwei Ebenen:

1. Notfallwiederherstellung des zentralen Kontrollraums: Der Kontrollraum mit dem zentralen Bot-Repository muss verfügbar sein und die ursprünglichen Zeitpläne von einem anderen Standort im Katastrophenfall automatisieren können.
2. Notfallwiederherstellung von Bot-Runner-Maschinen: Die Bot-Runner-Maschinen, auf denen die Automatisierungen ausgeführt werden, sollten im Katastrophenfall von einem anderen Standort aus ausgeführt werden können.

Wenn ein Bot in einem Produktionssystem aufgrund einer geringfügigen Änderung in einer automatisierten Anwendung ausfällt, muss er so konzipiert sein, dass er nicht die gesamte Automatisierungssequenz vollständig neu erstellen muss. Stattdessen sollte die RPA-Lösung die App-Ausfallsicherheit unterstützen, so dass nur wenige Änderungen an einer sehr kleinen Anzahl wiederverwendbarer Bots vorgenommen werden können. Der Rest der Bots sollte wie gewohnt funktionieren, ohne von der Änderung betroffen zu sein.

F: Wie sollte ein Unternehmen einen Business Case für RPA darstellen?

A: Ein RPA-Business-Case sollte drei Dimensionen umfassen:

• Kostensenkung: Das Unternehmen sollte die Anzahl der ersetzten Vollzeitmitarbeiter, die Investitionsrenditen für verschiedene Prozesse und die Auswirkungen auf das Betriebsergebnis des Unternehmens berechnen. Beispielsweise verringert RPA die Notwendigkeit, Geld für Systemintegrationen aufzuwenden.
• ZeitDas Unternehmen sollte die erzielten Effizienzen analysieren, einschließlich der Verkürzung der Zykluszeiten und kürzerer Markteinführungszeiten, die zu einer schnelleren und höheren Umsatzrealisierung führen.
• Qualität: Schließlich sollte das Unternehmen herausfinden, wie automatisierte Prozesse menschliche Fehler beseitigen, die bei eintönigen und sich wiederholenden Prozessen häufig auftreten. Es sollte berechnen, wie Produkte und Dienstleistungen mit höherer Qualität die Markenwertigkeit erhöhen, Compliance-Strafen reduzieren oder eliminieren und Beschwerden und Kosten für den Kundendienst minimieren können.

F: Was können vorhandene menschliche Mitarbeiter tun, um sich weiterzuqualifizieren und RPA-Bemühungen zu unterstützen, anstatt ihren Arbeitsplatz zu verlieren?

A: Mit RPA werden nur die banalsten und repetitivsten Aspekte menschlicher Tätigkeiten automatisiert. Dies befreit Menschen und ermöglicht ihnen, sich Aufgaben zu widmen, die ihrem Verstand und ihrer Kreativität besser entsprechen. Sie können die gewonnene Zeit auch dazu nutzen, um neue geschäftlich relevante Fertigkeiten zu erlernen oder sich neue Kompetenzen rund um RPA anzueignen. Sie können ihre Fähigkeiten etwa durch das Erlernen des Umgangs mit Automatisierungstools oder Automatisierungsimplementierungsframeworks verbessern. Sie können ihrem Unternehmen auch dadurch helfen, dass sie Automatisierungs-COEs einrichten oder verstärken oder zu Automation Change-Experten werden, die Möglichkeiten für weitere Automatisierungen untersuchen.

Die Automatisierung schafft auch Arbeitsplätze, indem sie die Produktivität von Unternehmen erhöht und Möglichkeiten für mehr Einstellungen auf mittleren und höheren Qualifikationsebenen schafft.